I. उद्देश्य और अवलोकन
एक गैर-लाभकारी, धर्मार्थ संगठन के रूप में, GAAPP अपने संसाधनों के जिम्मेदार और उचित उपयोग के लिए सरकारी एजेंसियों और जनता के सदस्यों दोनों के प्रति जवाबदेह है। निदेशकों, अधिकारियों और कर्मचारियों का कर्तव्य है कि वे GAAPP के सर्वोत्तम हित में कार्य करें और वे अपने पदों का उपयोग अपने वित्तीय या व्यक्तिगत लाभ के लिए नहीं कर सकते।
हितों के टकराव को बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए क्योंकि अगर उचित तरीके से नहीं संभाला गया तो वे GAAPP की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकते हैं और GAAPP और संबद्ध व्यक्तियों दोनों को कानूनी दायित्व में डाल सकते हैं। यहां तक कि हितों के टकराव की उपस्थिति से भी बचा जाना चाहिए, क्योंकि यह GAAPP के लिए जनता के समर्थन को कमजोर कर सकता है।
नीति किस पर लागू होती है?
यह नीति GAAPP ("आप") का प्रतिनिधित्व करने वाले सभी बोर्ड निदेशकों, अधिकारियों और प्रमुख व्यक्तियों पर लागू होती है
"ब्याज" की परिभाषा: यदि कोई व्यक्ति प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष (व्यवसाय, निवेश या परिवार के माध्यम से*) में रुचि रखता है तो उसे इच्छुक माना जाएगा।
- किसी भी इकाई में वास्तविक या संभावित स्वामित्व या निवेश हित (स्टॉक स्वामित्व सहित) जिसके साथ संगठन लेनदेन या व्यवस्था पर बातचीत कर रहा है या कर रहा है।
- संगठन के साथ या किसी इकाई या व्यक्ति के साथ वास्तविक या संभावित मुआवजे की व्यवस्था (प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष पारिश्रमिक के साथ-साथ उपहार या एहसान जो प्रकृति में पर्याप्त हैं) जिसके साथ संगठन ने लेनदेन या व्यवस्था पर बातचीत की है या कर रहा है।
- किसी इकाई के अधिकारी या बोर्ड सदस्य, कर्मचारी (वर्तमान या पूर्व) के रूप में एक पद जिसके साथ संगठन लेनदेन या व्यवस्था पर बातचीत कर रहा है या कर रहा है।
- किसी वैज्ञानिक सलाहकार पैनल या किसी अन्य संगठन की अन्य स्थायी वैज्ञानिक/चिकित्सा समितियों की सदस्यता।
- किसी कंपनी/संगठन से अनुदान या अनुसंधान सहायता जिसके उत्पाद या सेवाएँ किसी पांडुलिपि या प्रस्तुति में विषय वस्तु से सीधे संबंधित हैं।
- माननीय.
*परिवार वह व्यक्ति है जो रक्त या विवाह द्वारा संबंधित होता है।
द्वितीय. वार्षिक समीक्षा
हमारे संगठन को पारदर्शी और जिम्मेदार तरीके से चलाने की GAAPP की प्रतिबद्धता के हिस्से के रूप में हम सभी बोर्ड सदस्यों, कर्मचारियों, छात्रों और ठेकेदारों से पूछते हैं कि क्या ऐसी कोई परिस्थितियाँ हैं जो किसी संभावना को जन्म दे सकती हैं। हितों का टकराव (सीओआई) या तो अपने लिए या GAAPP के लिए। सीओआई ऐसी स्थितियां हैं जहां प्रतिस्पर्धी वफादारी या हित किसी जुड़ाव की अखंडता से समझौता कर सकते हैं। अभी सीओआई घोषित करके, आप हमें ऐसी किसी भी चिंता को कम करने में मदद करते हैं, और अपनी और हमारे संगठन की रक्षा करते हैं।
- घोषणा पर हस्ताक्षर करने पर, आप किसी भी बदलाव के समय GAAPP नेतृत्व को सूचित करने के लिए सहमत होते हैं जो आपकी प्रतिक्रियाओं को बदल सकता है। यदि ऐसा परिवर्तन नोट किया गया है और/या आपकी घोषणा की वैधता अवधि भविष्य की सगाई से पहले (12 महीने) समाप्त हो गई है, तो एक नई घोषणा पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होगी, जैसे ही इसे मान्यता दी जाएगी।
- ऐसी स्थितियों में जहां आप अनिश्चित हैं, सावधानी बरतें और इस नीति के खंड II में बताए अनुसार संभावित संघर्ष का खुलासा करें।
- एक संभावित संघर्ष आवश्यक रूप से हितों का टकराव नहीं है. किसी व्यक्ति के हितों का टकराव तभी होता है जब बोर्ड या ऑडिट समिति यह निर्णय लेती है कि हितों का टकराव मौजूद है।
III हितों के संभावित टकराव का खुलासा करना
- आपको हितों के सभी संभावित टकरावों के बारे में पता चलते ही अपनी सर्वोत्तम जानकारी के अनुसार इसका खुलासा करना चाहिए और संभावित टकराव से संबंधित कोई भी कार्रवाई करने से पहले हमेशा इसका खुलासा करना चाहिए। बोर्ड या ऑडिट समिति को सभी भौतिक तथ्यों का खुलासा करने वाला एक हस्ताक्षरित, लिखित बयान जमा करें।
- आपको इस पॉलिसी से जुड़े फॉर्म में वार्षिक प्रकटीकरण विवरण दाखिल करना होगा। यदि आप बोर्ड निदेशक हैं, आपको अपने प्रारंभिक चुनाव से पहले भी यह विवरण दाखिल करना होगा। फॉर्म को बोर्ड या ऑडिट समिति के अध्यक्ष को जमा करें।
चतुर्थ. यह निर्धारित करना कि हितों का टकराव मौजूद है या नहीं
- संभावित टकराव का खुलासा होने के बाद और संबंधित निदेशक, अधिकारी या प्रमुख व्यक्ति से कोई प्रासंगिक जानकारी इकट्ठा करने के बाद, बोर्ड या ऑडिट समिति यह निर्धारित करेगी कि हितों का टकराव है या नहीं। निदेशक, अधिकारी या प्रमुख व्यक्ति इस मामले पर विचार-विमर्श या मतदान के लिए उपस्थित नहीं होंगे और हितों का टकराव मौजूद है या नहीं, इसके निर्धारण को अनुचित तरीके से प्रभावित करने का प्रयास नहीं करना चाहिए।
- यह निर्धारित करने में कि हितों का टकराव मौजूद है या नहीं, बोर्ड या ऑडिट समिति इस बात पर विचार करेगी कि क्या हितों के संभावित टकराव के कारण GAAPP द्वारा किए गए लेन-देन में पूर्वाग्रह, इसकी संपत्तियों के अनुचित उपयोग या किसी अन्य अनुचितता के सवाल उठेंगे।
- यदि कोई लेखापरीक्षा समिति यह निर्धारित करती है कि हितों का टकराव है, तो वह मामले को निदेशक मंडल ("बोर्ड") को संदर्भित करेगी।
V. हितों के टकराव को संबोधित करने की प्रक्रियाएँ
- जब हितों के टकराव से जुड़ा कोई मामला बोर्ड के सामने आता है, तो बोर्ड उस मामले पर विचार-विमर्श शुरू करने और किसी निर्णय पर पहुंचने से पहले निदेशक, अधिकारी या टकराव वाले प्रमुख व्यक्ति से जानकारी मांग सकता है। हालाँकि, किसी विवादित व्यक्ति को मामले पर चर्चा या मतदान के दौरान उपस्थित नहीं होना चाहिए और विचार-विमर्श या मतदान को अनुचित तरीके से प्रभावित करने का प्रयास नहीं करना चाहिए।
- संबंधित पार्टी लेनदेन को संबोधित करने के लिए अतिरिक्त प्रक्रियाएं
ए) जीएएपीपी किसी संबंधित पार्टी लेनदेन में प्रवेश नहीं कर सकता है जब तक कि निदेशक, अधिकारी या प्रमुख व्यक्ति द्वारा भौतिक तथ्यों के अच्छे विश्वास के प्रकटीकरण के बाद, बोर्ड या बोर्ड द्वारा अधिकृत समिति यह निर्धारित नहीं करती है कि लेनदेन निष्पक्ष, उचित और उचित है। ऐसे निर्धारण के समय निगम का सर्वोत्तम हित।
बी)। यदि संबंधित पक्ष का पर्याप्त वित्तीय हित है, तो बोर्ड या अधिकृत समिति यह करेगी:- लेन-देन में प्रवेश करने से पहले, उपलब्ध सीमा तक वैकल्पिक लेन-देन पर विचार करें;
- बैठक में उपस्थित निदेशकों के कम से कम बहुमत के वोट से लेनदेन को मंजूरी देना; और
- किसी भी वैकल्पिक लेनदेन पर विचार सहित, इसके अनुमोदन के लिए आधार को लिखित रूप में समसामयिक रूप से दस्तावेज़ित करें।
VI. कार्यवृत्त और दस्तावेज़ीकरण
किसी भी बोर्ड बैठक के कार्यवृत्त में, जिसमें हितों के टकराव या संभावित हितों के टकराव से जुड़े मामले पर चर्चा की गई या मतदान किया गया, इसमें शामिल होंगे:
एक। इच्छुक पार्टी का नाम और हित की प्रकृति;
बी। यह निर्णय कि क्या हित हितों का टकराव प्रस्तुत करता है;
सी। बोर्ड द्वारा प्रस्तावित अनुबंध या लेनदेन के किसी भी विकल्प पर विचार किया गया; और
डी। यदि लेन-देन स्वीकृत हो गया था, तो अनुमोदन का आधार।
सातवीं. निषिद्ध कार्य
GAAPP किसी भी निदेशक या अधिकारी को ऋण नहीं देगा।
आठवीं. मुआवज़ा निर्धारित करने की प्रक्रियाएँ
- कोई भी व्यक्ति निम्नलिखित से संबंधित बोर्ड या समिति की चर्चा या वोट के लिए उपस्थित नहीं होगा या उसमें भाग नहीं लेगा:
एक। उनका अपना मुआवज़ा;
बी। उनके रिश्तेदार का मुआवजा;
सी। किसी भी व्यक्ति का मुआवजा जो रोजगार संबंध में उन्हें निर्देशित या नियंत्रित करने की स्थिति में है;
डी। किसी भी व्यक्ति का मुआवजा जो उनके वित्तीय हितों को सीधे प्रभावित करने की स्थिति में है; या
इ। कोई अन्य मुआवज़ा निर्णय जिससे व्यक्ति को लाभ हो। - प्रमुख व्यक्तियों के मुआवजे के मामले में, निम्नलिखित अतिरिक्त प्रक्रियाएँ लागू होती हैं:
एक। बोर्ड या बोर्ड द्वारा अधिकृत समिति भुगतान से पहले मुआवजे को मंजूरी देगी।
बी। बोर्ड या अधिकृत समिति उचित डेटा के आधार पर मुआवजे की मंजूरी देगी, जिसमें कार्यात्मक रूप से समान पदों के लिए तुलनीय संगठनों द्वारा भुगतान किया गया मुआवजा, जीएएपीपी के भौगोलिक क्षेत्र में समान सेवाओं की उपलब्धता और स्वतंत्र फर्मों द्वारा संकलित मुआवजा सर्वेक्षण शामिल हैं।
सी। बोर्ड या अधिकृत समिति समसामयिक रूप से दस्तावेज़ तैयार करेगी:- मुआवजे की शर्तें और निर्धारण की तारीख;
- बोर्ड या समिति के वे सदस्य जो उपस्थित थे और जिन्होंने इसके लिए मतदान किया था;
- तुलनीयता डेटा किस पर निर्भर था और इसे कैसे प्राप्त किया गया था;
- यदि मुआवज़ा तुलनीय डेटा की सीमा से अधिक या कम है, तो निर्धारण का आधार, और;
- बोर्ड या समिति में किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा मुआवजे पर विचार करने के संबंध में कोई कार्रवाई, जिसके मामले के संबंध में हितों का टकराव हो।
GAAPP के लिए COI की घोषणा
स्रोत: अमेरिकी राष्ट्रीय परिषदों पर आधारित गैर-लाभकारी संस्थाओं का